Capacitación 2025 y 2026: qué debes reportar antes de noviembre

Hay dos años, dos momentos de reporte y una ampliación excepcional. Esa mezcla hace que muchos empleadores no sepan si noviembre corresponde a la capacitación de 2025, a la de 2026 o a las dos. La respuesta corta es: noviembre de 2026 corresponde al primer reporte sobre las acciones realizadas en 2025.

¿Qué significa el plazo extraordinario para 2025?

El plazo extraordinario es una ampliación, por una sola ocasión, para ingresar hasta el 30 de noviembre de 2026 el reporte de las acciones de capacitación y sensibilización realizadas en 2025.

La Disposición Transitoria Primera del MDT-2025-006 estableció que el primer reporte sería en enero de 2026 y que informaría sobre las acciones realizadas en 2025. Después, el MDT-2025-185 añadió una quinta disposición transitoria que amplió ese plazo hasta el 30 de noviembre de 2026 para que empresas e instituciones del Estado ingresen la información en el módulo correspondiente.

2025 y 2026 no se reportan en el mismo momento

Periodo de las acciones	Qué corresponde	Cuándo se reporta	Base normativa
2025	Capacitación y sensibilización realizadas durante 2025.	Hasta el 30 de noviembre de 2026, por una sola ocasión.	Transitoria Primera del MDT-2025-006 y ampliación del MDT-2025-185.
2026	Capacitación y sensibilización correspondientes al año 2026.	En enero de 2027, conforme a la regla general de reporte anual.	Artículo 5 del MDT-2025-006.

La clave es mirar cuándo se realizó la acción, no cuándo se carga la información. Una capacitación ejecutada en 2026 pertenece al proceso de 2026 aunque el empleador esté preparando al mismo tiempo el reporte extraordinario de 2025.

Qué acciones entran en el reporte

El MDT-2025-185 remite expresamente a los artículos 3 y 4 del acuerdo original. Esos artículos abarcan dos grupos de acciones:

Capacitación

Procesos virtuales, presenciales o mixtos con una duración mínima de 40 horas anuales, dirigidos a todos los trabajadores o servidores públicos. Los temas incluyen derechos laborales, igualdad de género, erradicación de la violencia, no discriminación y trabajo de igual valor.

Sensibilización

Acciones que evidencien la sensibilización sobre el valor de los trabajos desde una perspectiva de igualdad de género y sin discriminación, también dirigidas a todo el personal.

Si todavía no tienes claro a qué organizaciones alcanza la obligación, revisa qué empresas deben cumplir el MDT-2025-006.

Escenario 1: sí realizaste acciones en 2025

Si tu empresa capacitó o ejecutó acciones de sensibilización durante 2025, todavía dispone del plazo extraordinario para reportarlas. Antes de ingresar información, reúne y revisa los respaldos reales de ese periodo:

• fechas en que se realizaron las actividades;
• listas o registros de participantes;
• duración y modalidad;
• contenidos abordados;
• constancias de avance, finalización o participación;
• documentos que respalden las acciones de sensibilización.

El artículo 5 hace responsable al empleador privado o a la máxima autoridad pública de la autenticidad y veracidad de lo reportado. Por eso, el objetivo no es llenar el módulo cuanto antes, sino ingresar información que pueda sostenerse con documentos.

Escenario 2: no tienes evidencia de acciones realizadas en 2025

Aquí conviene frenar antes de completar cualquier formulario. El MDT-2025-185 amplía el plazo para reportar, pero no autoriza a presentar una acción de 2026 como si hubiera ocurrido en 2025.

No alteres fechas, participantes ni documentos para reconstruir una actividad que no existió. Identifica qué se hizo realmente, conserva lo que pueda verificarse y solicita una revisión profesional sobre la forma correcta de atender el incumplimiento o la falta de respaldo. La ampliación de plazo no elimina la responsabilidad sobre la veracidad de la información.

Escenario 3: todavía debes organizar la capacitación de 2026

El reporte extraordinario de 2025 no reemplaza la obligación anual de 2026. Si aún no has organizado la capacitación correspondiente a este año, todavía puedes planificar el proceso, completar las 40 horas anuales y construir la evidencia a medida que participa tu equipo.

1. Confirma el personal alcanzado y evita dejar grupos fuera del plan.
2. Programa las 40 horas con tiempo suficiente para que el equipo avance sin improvisar al cierre del año.
3. Incluye los temas exigidos y las acciones de sensibilización.
4. Registra el avance desde el inicio, no después de finalizar.
5. Prepara el reporte de 2026 para enero de 2027 con información y respaldos del periodo correcto.

Errores que mezclan ambos periodos

• Pensar que noviembre es el plazo de la capacitación 2026. Es la fecha extraordinaria para reportar las acciones de 2025.
• Creer que reportar 2025 reemplaza cumplir 2026. Son periodos distintos.
• Usar evidencia de 2026 en el reporte de 2025. La fecha de ejecución debe coincidir con el periodo informado.
• Esperar a enero para ordenar los respaldos de 2026. La trazabilidad debe construirse mientras se desarrolla la capacitación.
• Confundir capacitación con sensibilización. El acuerdo contempla y reporta ambas acciones.

Una ruta simple para no volver a mezclar los años

Trabaja con dos carpetas o expedientes separados: uno para las acciones reales de 2025 que deban reportarse hasta noviembre de 2026 y otro para el proceso completo de 2026 que se reportará en enero de 2027. Cada registro debe conservar su fecha, participantes y evidencia original.

Certius ayuda a organizar el periodo vigente mediante su programa empresarial de 40 horas en igualdad salarial, con seguimiento por participante, certificados verificables y respaldo documental. También puedes consultar cómo demostrar la capacitación ante el Ministerio del Trabajo.

Aviso: este contenido es orientativo y no constituye asesoría legal. No presentes información o documentos con fechas que no correspondan a acciones reales. Consulta las fuentes oficiales y, si faltan actividades o respaldos de 2025, solicita una revisión profesional de tu caso.