Plan de igualdad vs. capacitación de 40 horas: no son lo mismo

La confusión suele empezar con el número 50: una empresa escucha que el plan de igualdad se exige desde 50 trabajadores y concluye que las 40 horas tampoco le aplican si tiene menos. Esa conclusión es incorrecta. El plan de igualdad y la capacitación anual pertenecen a marcos distintos y tienen alcances diferentes.

Qué diferencia al plan de igualdad de la capacitación

El plan de igualdad es un instrumento empresarial basado en un diagnóstico, con medidas, responsables e indicadores; la capacitación de 40 horas es un proceso formativo anual que debe alcanzar al personal definido por el MDT-2025-006.

Ambos buscan reducir discriminación y promover igualdad, pero no se presentan ante la autoridad de la misma forma ni producen la misma evidencia.

Comparación directa de las dos obligaciones

Criterio	Plan de igualdad	Capacitación de 40 horas
Norma principal	MDT-2024-013 y reforma MDT-2025-184.	MDT-2025-006 y reforma de reporte MDT-2025-185.
Quién cumple	Empleadores privados con 50 o más trabajadores.	Empleadores privados y entidades públicas comprendidas.
A quién alcanza	La empresa y sus dependencias mediante medidas institucionales.	Todos los trabajadores o servidores públicos, más autoridades o delegados.
Qué produce	Diagnóstico, plan, medidas, indicadores, seguimiento y registro.	Formación, avance, evaluaciones, evidencia y certificados.
Frecuencia	Se ejecuta y actualiza conforme a su vigencia y cambios aplicables.	Mínimo 40 horas cada año.
Plazo destacado	Registro hasta el 31 de diciembre de 2026.	Reporte anual; para acciones 2025 existe plazo extraordinario hasta el 30 de noviembre de 2026.

Escenario 1: empresa privada con menos de 50 trabajadores

El umbral del MDT-2024-013 no obliga a esta empresa a registrar el plan bajo esas directrices. Sin embargo, el MDT-2025-006 no establece ese umbral para la capacitación. La empresa privada sigue dentro de su ámbito y debe organizar las 40 horas anuales y la sensibilización para todo su personal.

Este escenario explica por qué “somos pequeños” no es una respuesta suficiente. Primero hay que identificar de qué obligación se habla. Consulta también el alcance del MDT-2025-006.

Escenario 2: empresa privada con 50 o más trabajadores

Esta empresa debe revisar ambos frentes. Por un lado, prepara el diagnóstico, el plan y el registro en el SUT. Por otro, ejecuta cada año la capacitación y sensibilización, administra participantes y presenta el reporte correspondiente.

Una parte del trabajo puede conectarse. Por ejemplo, el eje de formación del plan puede incorporar la capacitación anual. Pero esa conexión debe documentarse sin borrar las diferencias: el plan mide una estrategia y el curso demuestra horas y participación.

Escenario 3: institución o empresa pública

El MDT-2025-006 incluye a instituciones, entidades, organismos, gobiernos autónomos descentralizados, empresas públicas y demás instituciones señaladas en su ámbito. Por tanto, deben revisar capacitación, sensibilización y reporte.

Las directrices del MDT-2024-013 citadas para el registro del plan se refieren a empleadores del sector privado con 50 o más trabajadores. Una entidad pública no debe trasladar automáticamente ese procedimiento a su caso sin revisar su normativa sectorial.

Qué evidencia necesita cada obligación

Para el plan de igualdad

• diagnóstico y fuentes de información;
• compromiso, comité o responsables;
• objetivos, medidas, indicadores y cronograma;
• versiones aprobadas y constancia de registro;
• evidencia de ejecución, seguimiento y evaluación.

Para la capacitación y sensibilización

• programa y contenidos de las 40 horas;
• nómina y participantes;
• fechas, modalidad, avance y evaluaciones;
• finalización y certificados verificables;
• acciones de sensibilización y comprobante del reporte.

La evidencia puede relacionarse, pero no conviene guardarla en un único archivo sin clasificación. Dos expedientes conectados facilitan el control y evitan usar un documento para probar algo que no contiene.

Cómo gestionar ambos procesos sin duplicar trabajo

1. Crea una matriz de obligaciones. Incluye norma, responsable, fecha y evidencia.
2. Usa una sola nómina de referencia. Conserva el corte y la fecha de cada periodo.
3. Conecta medidas compatibles. La formación del plan puede apuntar al programa anual.
4. Mantén entregables separados. Plan registrado y reporte de capacitación son hitos distintos.
5. Revisa cada cierre. Compara lo planificado, ejecutado, reportado y pendiente.

Para estructurar el documento estratégico, consulta qué contiene el plan de igualdad. Para ejecutar la formación, revisa el programa de 40 horas de Certius.

Errores nacidos de mezclar las obligaciones

• creer que menos de 50 trabajadores elimina la capacitación;
• registrar el plan y dejar de controlar las horas anuales;
• presentar certificados como si fueran un diagnóstico empresarial;
• usar el reporte de capacitación como constancia de registro del plan;
• aplicar a una entidad pública el umbral privado sin revisar su régimen;
• trabajar con plazos anteriores a las reformas MDT-2025-184 y MDT-2025-185.

Aviso: este contenido es orientativo y no sustituye asesoría legal. Verifica el tamaño de la nómina, el sector y las reformas vigentes antes de definir obligaciones.