Expediente por trabajador: cómo guardar la evidencia de las 40 horas

El checklist de igualdad salarial lista los documentos de la empresa. Este artículo baja un nivel: cómo ordenar la evidencia persona por persona para que cualquier pregunta sobre un trabajador se responda en un minuto.

Por qué un expediente individual

• El reporte se respalda persona por persona. El artículo 5 hace al empleador responsable exclusivo de la veracidad de lo reportado.
• La Ley prevé un registro individual. El artículo 7 de la Ley de Igualdad Salarial menciona procesos de control y registro del inicio y fin de la capacitación.
• La certificación pide documentos. El artículo 8 exige documentos que demuestren las acciones ejecutadas en el último año a la fecha de postulación.

Qué incluir en cada expediente

Documento	Para qué sirve
Datos básicos y fecha de ingreso o salida	Explica avances parciales por movimientos de nómina.
Fechas de inicio y fin de la capacitación	Responde al registro de inicio y fin que prevé la Ley.
Horas completadas y avance por módulo	Demuestra las 40 horas del artículo 3.
Resultados de actividades o evaluaciones	Muestra participación real.
Constancia verificable	Prueba la finalización.
Participación en acciones de sensibilización	Respalda el artículo 4.

Ordénalo por año

Cada año tiene su propio ciclo y su propio reporte. Una estructura simple es: año / persona / documentos. No mezcles constancias de un año en otro. Ver cómo contar el año de las 40 horas.

¿Cuánto tiempo conservarlo?

El MDT-2025-006 no fija un plazo de conservación. El artículo 8 mira el último año para la certificación, pero un control o una consulta pueden referirse a años anteriores. Lo prudente es conservar los expedientes varios años y en un formato que no dependa de una sola persona o computadora. Revisa también lo que exija tu política interna y la normativa de protección de datos.

Cuida los datos personales

Un expediente contiene datos personales de tus trabajadores. Guarda solo lo necesario, limita el acceso y define quién puede verlo. Lo explicamos en datos personales y MDT-2025-006.

Digital es más fácil

Llevar decenas de carpetas a mano es lento y propenso a errores. Una plataforma que registre automáticamente fechas, horas y constancias por persona genera el expediente sola. El programa de Certius guarda la evidencia por colaborador y permite descargarla cuando la necesites.